السبت، 12 سبتمبر 2015

ماذا تعرف عن وظيفة خدمة العملاء وماهي مهامها




خدمة العملاء هي مجموعة من الممارسات التي تهدف إلى تعزيز مستوى رضا العملاء اي الاحساس بأن الخدمة أو المنتج المنتج قد نال رضا العميل و بتعريف أدق : هي العملية التي يتم من خلالها تلبية احتياجات وتوقعات العملاء من خلال تقديمة خدمة ذات جودة عالية ينتج عنها رضا العملاء.
وتتفاوت أهمية خدمة العملاء حسب نوع المنتج ونوع العميل، فمثلا العميل الخبير يتطلب خدمة أقل من المبتدئ سواء كان سلعة أو خدمة, ويكون خدمة العملاء أكثر أهمية في شركات تقديم الخدمات مثل الاتصالات أو الإنترنت أكثر من الشركات التي تقدم السلع .


وهناك بعض 

نصائح في خدمة العملاء



إن المعيار الأول والأخير الذي سيحدد نجاحك المهني هو مدى إسعادك وإرضائك لعملائك والحفاظ على هذا الشعور الذي سيجعلهم يرجعون إليك في المستقبل.

آتياً أكثر عشرة نصائح فاعلية في خدمة العملاء .. اليوم وفي هذا العالم الذي أصبحت المنافسة الشديدة من أبرز سماته، يعتبر المعيار الوحيد الذي يميز أفضل الشركات عن غيرها هو الخدمة المميزة للعملاء. تعتبر السياسة التي تركز على العميل بشكل رئيسي من أفضل السياسات التي يجب إتباعها إذا أرادت الشركة أن تحافظ على عملائها وإخلاصهم لها كما يمكن إعتبارها حجر الأساس لجميع الشركات وأعمالها. كذلك، تعتبر الممارسات التي تركز على العميل وإرضائه من أفضل الممارسات التي تزيد من معرفة الناس بمنتجك مقارنة بمعرفتهم لمنتجات منافسيك في السوق.

فهذه بعض المعايير الهامة التي يجب أخذها بالحسبان لتقديم أفضل خدمة للعملاء ..

1. حاول أن تتنبأ إحتياجات ومتطلبات العميل قبل ظهورها ..

يجب أن تبنى جميع سياسات وإستراتجيات أي شركة على تفهم وتنبؤ رغبات وإحتياجات العميل وآماله وأحلامه بالإضافة إلى همومه. إن من واجبات كل شركة التأكد أنها على المستوى الذي يتوقعها العميل أن تكون عليه وأنها قادرة على توفير خدماتها بشكل يرضي جميع رغباته على إختلافها. أيضاً، يجب على أي شركة أن تتأكد من جاهزيتها في مواجهة جميع الأمور التي قد تعيقها عن توفير الخدمات بأفضل وجه. إذ يجب أن تمتلك كل شركة قائمة من الإجابات على جميع الأسئلة الشائعة التي قد تخطرعلى بال العميل ويجب إعطاؤها لجميع الموظفين الذين لديهم إحتكاك مباشر مع العميل. يجب أن تكون هذه الإجابات ذكية وعلى كل موظف أن يكون على دراية بها بشكل كامل حتى يكون جاهزا للتعامل مع أي حالة والإجابة على أي أسئلة غير متوقعة في حال ظهورها.

2. أنصت للعميل ..

إن مهارات الإستماع والإنصات هي من أهم الخصال التي يجب على الموظفين تعلمها؛ نظراً لدورها الحيوي والفعال الذي تلعبه في الوظيفة وبالأخص عند التعامل مع العملاء. يتطلب الإنصات بتركيز جهداً كبيراً حتى يستطيع الموظف وبشكل كامل أن يستوعب جميع ما يقال له من جهة العميل، والذي يعتبر حقا من حقوق العميل. لذلك، على الموظف أن يضع نفسه مكان العميل حتى يستوعب ويقدر بصدق حالة العميل ومصدر وجهة نظره.

3. التعامل مع العميل بصدق ..

يجب على الموظف أن يكون صادقا ومخلصا في تعامله مع العميل وعليه ألآ يتظاهر بأنه على دراية كاملة بجميع الإجابات والحلول لكل الأسئلة التي تخطر على بال العميل وجميع المشاكل التي تصادفه إذا لم يكن يملكها بالأصل. أيضاً، يجب على الموظف أن يكون حريصا نحو إلتزامه في تأدية واجبه تجاه العميل من توفير الحلول لإحتياجاته كاملة إلى جانب إلتزامه بكسب رضى العميل وإخلاصه. يمكن لإنعدام الصدق والحرص تجاه العميل وإحتياجاته أن يبرز من خلال نبرة صوت الموظف وتصرفاته كما هو الحال في المبادرات التي يقوم بها الموظف للاتصال بالعميل وطبيعة الحلول التي يقدمها له.

4. إجعل عملية الاتصال بك سهلة ..

قد يبحث العملاء الذين يواجهون صعوبة الاتصال بك عن مزود آخر للخدمة أو المنتج الذي تقدمه لهم شركتك؛ لكي يحظوا بالاهتمام والخدمة التي تلبي احتياجاتهم بشكل فعال. اجعل عملية الاتصال بك سهلة من خلال تخصيص أقسام لخدمة العملاء التي يسهل اتصال العميل بها والتي يعمل فيها أشخاص مدربون أفضل تدريب على فن خدمة العملاء. خصص العديد من القنوات التي يتصل من خلالها العميل بك كالهاتف النقال والهاتف الأرضي والفاكس والبريد الإلكتروني والبريد العادي. إذا سنحت لك الفرصة، قم بتركيب خطوط هاتف مجانية وأضمن سهولة وسلاسة العملية التي يدخل بها العميل عند تقدمه بطلب ما أو عند رغبته في سؤال سؤال ما أو حتى عند تقديمه لشكوى ما. أيضاً، على الشركة أن تضمن الحفاظ على درجة رضى العميل وأرآئه الإيجابية عن الشركة وخدماتها وكسب ثقته.

5. إطمح لبناء علاقات وطيدة مع العملاء ..

يجب أن تبنى مشاريع الحفاظ على العملاء ومعدلات وفائهم للشركة التي تقدم الخدمات لهم على أساس إنشاء علاقات طويلة الأمد مع العملاء، وليس فقط عن طريق إتقان أساليب الاتصال الغير متكرر. فعلى الشركة أن تظهر حرصها على العميل من خلال الأفعال والكلمات وعن طريق تردد وتكرار الاتصال معه، وأيضاً من خلال النبرة المستخدمة في أثناء الاتصال معه، كذلك تستطيع الشركة أن تظهر حرصها على العميل من خلال مفاجأته ببطاقة معايدة بمناسبة حلول عيد ميلاده وغيرها من المناسبات السارة. أيضاً، يمكن للشركة المزودة أن تدعو عملائها لحضور ورش العمل والنشطات التدريبية وغيرها من النشاطات المهنية، فمن خلال هذه العلاقات تستطيع الشركة أن تعرف المزيد عن إحتياجات وتفضيلات عملائها مما سيساعدها على الإتيان بوسائل تقدر إحتياجاتهم واهتماماتهم مما يكسب الشركة وخدماتها إحترامهم وثقتهم ودعمهم. تعوض العلاقات التي تتصف بطول الأمد عن الأداء الغير جيد في مفاضلة المنتوجات وفي منافسة الأسعار؛ بسب شعور العملاء بأن هناك أحد يقدرهم ويقدر إحتيجاتهم ومتطلباتهم ويحرص على خدمتهم بأفضل وجه، مما يجعلهم غير مهتمين في العثور على منتج أفضل في مكان آخر.

6. تخطى الوعود المعطاة للعميل ..

يجب أن تتم جميع تعاملات الشركة بمصداقية، فمثلاً إذا كان منتج ما عاطلا أو به خراب ما ولا يمكن إصلاحه لا يجب الإجابة بنعم إذا سأل أحد عن إمكانية إصلاحه، وإذا كان الموظف غير مخول بتقديم حل فعال فعليه آلا يقوم بتقديم إجتهادات لا محل لها من الصحة. أيضاً، إذا لم تكن المشكلة قابلة للإصلاح خلال (24) ساعة فيجب عدم الإدعاء بإمكانية إصلاحها خلال تلك الفترة. الإهمال في الوعود المعطا للعميل يعتبر من أخطر السلوكيات التي يجب تجنبها وذلك لأثرها السلبي جداً على العلاقة بين الشركة والعميل. يجب على الشركة أن تقدم بعض الآراء المساعدة ومحاولة طلب المزيد من الوقت إذا كانت تحتاجه لآداء الوظيفة على أفضل وجه وحتى تتمكن من إيفاء جميع الإلتزمات تجاه العميل، فمثلاً إذا قال موظف ما لعميل بأنه سيتصل به في نفس الساعة يوم غد، فعليه أن يقوم بذلك حتى إذا لم يكن هناك سبب يدعو لذلك سوى إطلاعه على سير العمل. يجب أن تترك الشركة دائما مجالاً لبعض المفاجأت الإيجابية، مثل الإنتهاء من حل المشكلة بنجاح في وقت أقصر أو إرسال هدية غير متوقعة وغيرها.

7. الاتصال مع العملاء بإنتظام ..

يعتبر الاتصال المنتظم بالعملاء من أهم عناصر خدمة العملاء. فيجب على إستراتيجيات خدمة العملاء أن تكون مبنية على أساس مشاركة المعلومات والبحث عن وسيلة لزيادة التدفق الدائم للمعلومات التي تتم مشاركتها مع العميل بحرية، فيجب من خلال مشاركة تلك المعلومات أن يتم تثقيف العميل عن المنتجات المختلفة، وكذلك عن تاريخ الشركة ومسيرتها، بالإضافة إلى أخباره عن الجديد المخصص لخدمة العملاء. تستطيع الشركة أن تستخدم جميع وسائل الاتصال المتوفرة حتى تتصل مع عملائها، والتي تتضمن موقعها الإلكتروني والبريد الإلكتروني والفاكس والهاتف، بالإضافة إلى أنظمة التدريب التفاعلية لإطلاع العملاء عن جديد الشركة من أخبار ومنتجات. أيضاً، يمكن للرسائل الإخبارية أن تكون وسيلة جيدة لإطلاع العملاء أولا بأول عن كل ما هو جديد من أخبار تتعلق بالشركة و منتجاتها، كالمنتديات التفاعلية والتركيز على مجموعة من العملاء حيث تلتقي الشركة مع عملائها بشكل منتظم، لقياس درجة رضى العملاء إلى جانب إشعارهم بإلتزام الشركة وحرصها على مصالحهم وإحتياجاتهم.

8. الإبتسامة ..

من الوسائل التي تزيد من تمسك العملاء بالشركة وتحسن نوعية الخدمة، تبني الشركة سياسات تحث الموظفين على التعامل مع العملاء بشكل حسن وبصدر رحب، وإظهار حرصهم على مصلحتهم حيث يجب على الموظفين أن يحاولوا قدر الإمكان جعل تجربة العميل مع الشركة تجربة مريحة وليس لها مثيل سواء من خلال الإبتسام بوجه العميل و الترحيب به، أو من خلال الهاتف أو عند التعامل معه وجها لوجه عند قدومه لمقر الشركة، أو من خلال استخدام الأسلوب المهذب الذي يتسم بالذوق الرفيع في المراسلات التي تتم بين العميل والشركة من خلال الفاكس والبريد الإلكتروني. على الموظف أن يبين حرصه واهتمامه بالعميل حتى يدفعه للتعامل مع الشركة لأكثر من مرة، إلى جانب جلبه عملاء آخرين من طرفه للتعامل مع الشركة سواء أكانوا من العائلة أو الأصدقاء. فوق كل ذلك، يجب على الموظف أن يظهر اهتماماً صادقاً باهتمامات العميل وإحتياجاته لكسب إخلاص العميل وثقته.

9. لا تعزل العميل عن سير العمليات ..

إذا أرادات الشركة الحفاظ على جميع علاقاتها مع العملاء القيميين فعليها أن تعمل وفق المقولة التي تقول أن (العميل لا يخطئ أبداً)، فعلى الموظفين عدم الدخول في مجادلات مع العميل قدر الإمكان؛ وذلك لكونها عديمة الفائدة وذات أثر سلبي على علاقتها مع العملاء. يجب أن يأخذ الموظفون في حسبانهم أن غايتهم هي مضاعفة رضى العملاء وكسب إحترامهم وثقتهم وإخلاصهم. بالإضافة إلى ما سبق، على الموظفين تجنب استخدام تعابير مثل (لم يشتكي أي شخص من ذلك من قبل) أو (ببساطة إن ذلك أمر غير صحيح) أو (لن تقوم شركتنا بذلك أبداً) أو (أين المشكلة في ذلك) في لغتهم فعلى الموظف أن يبين ولاءه ومساندته للعميل من خلال اللغة والنبرة المستخدمة معه والحلول المقترحة لحل مشاكله.

10. حل مشاكل العملاء في أقصر وقت ممكن ..

خدمة العملاء الناجحة والفعالة تعني حل المشاكل التي يعاني منها العملاء في فترة قصيرة. يجب على جميع الموظفين بذل أقصى جهدهم في عدم ترك واجباتهم تجاه العملاء وجعلها تتراكم، بل عليهم أن يقوموا بالتعامل معها بشكل فوري وفعال. كذلك، على الموظفين أن يكونوا على استعداد تام لتوجيه الإعتذار حتى لو لم يكونوا على خطأ، فمثلاً يمكنهم أن يستخدموا الصيغة التالية (أنا آسف جداً بسبب سوء التفاهم الذي حصل وللإزعاج الذي سببه لك!). أيضاً، عليهم أن يقوموا بدعوة الموظفين الأعلى منهم ربتة بالتدخل في تهدئه العملاء المهمين والإتيان بحلول فعالة كلما سنحت لهم الفرصة. ذلك التصرف ينقل للعميل إلتزام الشركة بعملها وإلتزامها بالعمل على كسب إحترام ورضى العميل.

ازاي اكون hr او مسئول موارد بشرية ناجح

سوف اسرد لكم بعض المعلومات عن مسئول الموارد البشرية 



دور الموارد البشرية آخذ في التغيير ليتناسب مع احتياجات المؤسسة الحديثة. فيما مضي اقتصر دور مسئول الموارد البشرية على دفع الرواتب والتعيين والإجازات، ثم تحول دور الموارد البشرية للبحث عن الموظفين المبدعين وذوي الكفاءات حتى وصلت الموارد البشرية للدور الذي تعلبه اليوم وهو الدور المحوري الذي يحول الطاقات الفردية إلى طاقات جماعية ويركز على تطوير ودعم فعالية المنظمة وإنتاجيتها.

اليوم أصبح المنهج أكثر شمولاً في إدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة. البرامج والعمليات التي تهدف إلى حسن اختيار الموظفين وتعيينهم بصورة منتظمة حسب احتياج المؤسسة، الإبقاء على الموظفين، والتعامل مع جميع جوانب إدارة المواهب.
يقوم مسئولو الموارد البشرية اليوم أيضاً بإدارة نظم المعلومات والعمليات التي تدعم دورهم الاستراتيجي داخل المؤسسة، كما أصبحوا يعتمدون على الشبكات الإجتماعية للبحث عن الموهوبين للانضمام لفريق العمل. يلعب ايضاً مسئول الموارد البشرية دوراً رئيسياً لجعل المؤسسة أكثر مرونة وقدرة على التكيف وسريعة في إدارة التغيير.



المؤهلات المطلوبة للعمل في الموارد البشرية :

الحصول على دورات  دراسات عليا في مجال الموارد البشرية كدرجة دراسية على حدة أو في إطار درجة دراسية أخرى مثل درجة الماجستير في إدارة الأعمال ذات التركيز على الموارد البشرية وعادة" ما تشمل هذه الدورات الدراسية مواضيع مثل التوظيف والتدريب وتنمية وإدارة القوى العاملة


 وظائف إدارة الموارد البشرية
تتفاوت الفرص الوظيفية حسب المؤهلات والخبرات والمهارات والكفاءات العلمية بين:

موظف تنفيذي بالموارد البشرية

مدير بالموارد البشرية

مدير عام لإدارة الموارد البشرية

نائب رئيس الموارد البشرية

رئيس الموارد البشرية




ده المنتدى العربى للموارد البشرية

http://www.hrdiscussion.com/



 ده فيديو خاص بالموضوع ويارب يكون مفيد ليكم


 

الثلاثاء، 26 مايو 2015

منهج المجمع العربي للمحاسبين القانونيين - ACPA

اقرا منهج المجمع العربي للمحاسبين القانونين

وهو كتاب الاقتصاد والتمويل
والكتاب الثاني المحاسبة
والكتاب الثالث التدقيق والمراجعة


الكتاب الاول  [ الأقتصاد والتمويل ]  ويتضمن :-

أولاً : الأقتصاد :-

الفصل الأول : مقدمة الي علم الأقتصاد والمشكلة الاقتصادية .
الفصل الثاني : نموذج الطلب والعرض وتطبيقاتة .
الفصل الثالث : سلوك المنتج وهياكل السوق .
الفصل الرابع : الاقتصاد الكلي وتطبيقاتة .
الفصل الخامس : سوق المال والسياسات الحكومية.
الفصل السادس : تقييم المشاريع وأتخاذ القرارات الاستثمارية.


ثانياً : الإدارة المالية :- 
الفصل السابع : طبيعة وغرض الإدارة المالية .
الفصل الثامن : هيكلة رأس المال وتكلفة رأس المال .
الفصل التاسع : إدارة رأس المال العام .
الفصل العاشر : تحليل الإستثمار ودور الأسواق المالية .
الفصل الحادي عشر : إدارة المخاطر المالية .
الفصل الثاني عشر : التمويل قصير الأجل واعداد الموازنات الرأسمالية .


تحميل الكتاب من هنا
1.http://www.mediafire.com/view/81g95mt9uy8ipow/1_-_Eco._and_Finance.pdf


=====================================================

الكتاب الثاني : ويتضمن المحاسبة :-

الفصل الأول : الاطار المفاهيمي لاعداد وعرض البيانات المالية .

الفصل الثاني : عرض القوائم المالية .

الفصل الثالث : قائمة الدخل والاعتراف بالايراد .

الفصل الرابع : قائمة التدفقات النقدية .

الفصل الخامس : الافصاح في القوائم المالية .

الفصل السادس : النقدية والذمم المدينة .

الفصل السابع : المخزون .

الفصل الثامن : الممتلكات والمباني والمعدات .

الفصل التاسع : الاصول غير الملموسة .

الفصل العاشر : حقوق الملكية .

الفصل الحادي عشر : عقود الايجار .

الفصل الثاني عشر : الادوات المالية .

الفصل الثالث عشر : الالتزامات المتداولة والالتزامات المحتملة .

الفصل الرابع عشر : القوائم المالية الموحدة والمنفصلة واندماج الاعمال .

الفصل الخامس عشر : عقود الانشاء .

الفصل السادس عشر : محاسبة شركات التضامن .

الفصل السابع عشر : مفهوم المنظمات غير الربحية ومحاسبتها والابلاغ عنها .

الفصل الثامن عشر : المحاسبة الحكومية .

الفصل التاسع عشر : اساسيات تحديد التكلفة .

الفصل العشرون : مناهج تحديد التكلفة ( المنهج الكلي والمنهج المتغير ) .

الفصل الحادي والعشرون : انظمة تحديد التكلفة ( نظام الاوامر - ونظام المراحل و نظام ABC ).

الفصل الثاني والعشرون : تخصيص التكاليف (التكاليف المشتركة وتكاليف دوائر الخدمة ).

الفصل الثالث والعشرون : مراقبة التكاليف .


تحميل الكتاب 
2. http://www.mediafire.com/download/4ozqkmag2leq2ac/2_-_Accouting.pdf


=====================================================

الكتاب الثالث: ويتضمن التدقيق والمراجعة  :-

الفصل الأول : الاهداف العامة للتدقيق وقبول عملية التدقيق

الفصل الثاني : التخطيط لعملية التدقيق

الفصل الثالث :الرقابة الداخلية

الفصل الرابع : تقييم المخاطر والاستجابة لها

الفصل الخامس : تصميم وتنفيذ برنامج التدقيق 1 : اختبارات الالتزام.

الفصل السادس : تصميم وتنفيذ برامج التدقيق 2 : الاختبارات الجوهرية.

الفصل السابع : تقييم أدلة الاثبات.

الفصل الثامن : اصدار التقارير.

الفصل التاسع : تقييم خدمات المراجعة.

الفصل العاشر : تقديم خدمات التاكيد الاخري والخدمات ذات العلاقة ورقابة الجودة .


تحميل الكتاب 
3.  http://www.mediafire.com/download/qnk3z13vvucfzus/3_-_FullBook.pdf 

ماهو مفهوم وظيفة سكرتير او سكرتيرة تنفيذي و مهام عمله

مفهوم وظيفة سكرتير او سكرتيرة تنفيذي و مهام عملهالصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير
1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
2 الثقافة
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
1 التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية.
2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.

أعمال السكرتير
الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.
الاتصالات الهاتفية
أهمية الاتصالات الهاتفية:
1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.
آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.
آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
ملاحظة:
هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.
دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
ب ملف المواضيع المؤجلة
السكرتير بعد عودة الرئيس
1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.
تنظيم مقابلات الزوار
1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
المهارات المكتبية للسكرتير
1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
تلخيص المقالات
التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
أهمية تلخيص المقالات:
=============
1 توفير وقت القارىء،
2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى
3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.

الهدف من التلخيص:
============
1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة،
2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.

الطريقة العلمية للتلخيص
===========
1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.
المبادئ الأساسية
1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي
اولا - معالجة البريد :
1- يستلم البريد اليومي .
2- يفرز البريد اليومي .
3- يعرض البريد على المدير .
4- يوجه البريد حسب الاختصاص.
5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.
6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .
7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .
8- يسجل البريد الصادر.
9- يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.
ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:
1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.
ثالثا - اعداد المراسلات :
1- يحرر المادة المكتوبة.
2- يطبع المادة المحررة.
3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.
5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.
رابعا - تنظيم الاجتماعات :
1- يحجز قاعة الاجتماعات.
2- يوجه الدعوة للمشاركين.
3- يجهز قاعة الاجتماع.
4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
5- يدون الملاحظات في الاجتماع .
6- يعد محضر الاجتماع.
7- يوزع محضر الاجتماع.
خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :
1- يسجل بيانات الزوار.
2- يعرض الاجندة على المدير.
3- يجهز البيانات المطلوبة.
سادسا - استقبال زوار المدير العام :
1- يستقبل الزوار.
2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.
سابعا - ترتيب السفريات:
1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3- يجهز ملف السفر.
4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.
ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:
1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
2- يصنف المحفوظات .
3- يرمز المحفوظات.
4- يفهرس المحفوظات .
5- يحفظ المحفوظات .
6- يتلف المواد المحفوظة.
7- يحضر الملفات عند الطلب.
تاسعا - متابعة اعمال الادارة:
1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.
عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1- يومن المواد والمستلزمات.
2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.
حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word
2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
3- ينشى الجداول باستخدام Excel.
4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.
5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.
6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.
7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.
ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
1- يستخدم جهاز الفاكس.
2- يستخدم آلة التصوير.
3- يستخدم فرامة الورق.
4- يستخدم الماسح الضوئي.
5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.
ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :
1- يغير احبار الاجهزة .
2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الاعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.
رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :
1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .
2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.
3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4- يتابع البرامج المتخصصة.
5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.
خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .
2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.
سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :
1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2- ينسق اجازات العاملين.
3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.
4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.
الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية
ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :
1- مفهوم السكرتارية
2- التخصص والتميز
3- مهام مكتبية هامة للسكرتير
4- التعامل مع الآخرين
5- التعامل مع الملفات والسجلات
6- التخطيط اليومي
أولا - مفهومُ السكرتاريةِ :
مَا هِي السكرتاريةُ؟
إذا عبّرنا عنِ السكرتاريةِ بأنها تتناولُ العملياتِ المكتبيةَ اللازمةَ لتنفيذِ خطةِ العملِ لتحقيقِ الكفايةِ الإداريةِ في مختلفِ الوحداتِ التنظيميةِ للمشروعِ؛ فنجدُ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ قاسمٌ مشتركٌ؛ فهي تقومُ بدورٍ مساعدٍ بين جميعِ الإداراتِ والأقسامِ التي تقومُ بالأعمالِ الفنيةِ أوِ الإداريةِ. وتقومُ السكرتاريةُ العامةُ في المشروعِ بإدارةِ وإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ اللازمةِ لتنفيذِ خطةِ العملِ في سبيلِ تحقيقِ الأهدافِ المنشودةِ.
أصلُ التسميةِ
ترجعُ تسميةُ «سكرتارية» إلى كلمةِ "Secret" ذاتِ الأصلِ اللاتيني بمعنَى «سرّ»؛ مِما يشيرُ إلى أهميةِ الأعمالِ المكتبيةِ، وما يجبُ أن يتوافرَ في القائمينَ بهذه الأعمالِ من صفاتِ الصدقِ
، والأمانةِ، والإخلاصِ، وكتمانٍ لأسرارِ العملِ.
السكرتاريةُ الخاصّةُ
يدخلُ في إطارِ المفهومِ العامِّ للسكرتاريةِ العامةِ أحدُ أقسامهَا وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»، وهي تعني كل ما يساعدُ المديرَ على إنجازِ مهامهِ الوظيفيةِ على أكمل وجهٍ، وفي أقلِّ وقتٍ ممكنٍ، ويحوي هذا أيضًا «السكرتاريةَ المتخصصةَ» والتي تعني وتهتمّ بالمسائلِ الفنيةِ ذاتِ الصبغةِ التخصصيةِ، والتي يقتضِي طبيعةُ وحجمُ المشروعِ تواجدَها لتحسينِ مستوَى الأداءِ، وسرعةِ الإنجازِ، وتحليلِ المشكلاتِ، وتطويرِ خطةِ العملِ، وتوضيح الرؤيا للقائمين على الإدارةِ فيما يختصُّ بالمعلوماتِ التي تعبرُ عن الأحوالِ الداخليةِ للمشروعِ، والأحوالِ الخارجيةِ لبيئةِ العملِ.
تعريفُ الأمينِ أَوِ السكرتيرِ
يمكنُ النظرُ إلى الأمينِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.
من واجباتِ ومهامِّ السكرتيرِ
عندما يقومُ الأمينُ أو السكرتيرُ بمثلِ هذه الأعمالِ؛ فإنَّ الرئيسَ أوِ المديرَ يستطيعُ أن يتحررَ من مهام كثيرةٍ كان من الممكنِ أن تضيعَ وقتَهُ الثمينَ فيما لا طائلَ منه، بل وتطغَى على مهامِّهِ الكبرَى ذاتِ الشأنِ والخطرِ خاصةً في تحديدِ الاستراتيجياتِ، ورسمِ السياساتِ، والتنظيمِ، والتخطيطِ، وتقييمِ الأداءِ. ومنَ المألوفِ إذًا أنْ يظلَّ الأمينُ يوميًّا على اتصالٍ بفئاتٍ شتى منَ الزائرينَ وأصحابِ الحاجاتِ، من خلالِ أسلاكِ الهاتفِ، أوِ اللقاءاتِ الشخصيَّةِ؛ لذلكَ فإن عليهِ مسئولية تلطيفِ لهجةِ المكاتباتِ، واللباقة في الحوارِ، والحفاظ على استمرارِ المودّةِ والعلاقاتِ الطيبةِ مع هؤلاءِ الزائرينَ، فلا غرابةَ إذًا أن تكونَ مناصبُ الأمانةِ العامّةِ أكثر الوظائفِ المكتبيةِ أرستقراطيةً.
أوضاعُ السكرتاريةِ
تختلفُ أوضاعُ السكرتاريةِ العامّةِ من منظمةٍ لأخرى، ويتوقفُ ذلك عَلَى: حجمِ المنظمةِ، وعددِ العاملينَ في المكاتبِ، وأنماطِ الأعمالِ، والنوعياتِ الشخصيَّةِ للعاملينَ، والمهامِّ والاختصاصاتِ التي يباشرهَا أولئك المسئولونَ الذينَ يستعينون بِخِدماتِ السكرتاريةِ وصولاً إلى تحسينِ الأداءِ. نستخلصُ من ذلك أنه من الصعبِ تعريفُ السكرتاريةِ تعريفًا جامعًا، غيرَ أنه منَ الممكنِ تعريفُها وظيفيًّا من خلال السردِ التفصيليِّ العريضِ لصورِ المهامِّ والواجباتِ التي يسندُ بها للسكرتاريةِ حتى يمكنَ تسييرُ العملِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، والحفاظُ على الصورةِ اللائقةِ للمنظمةِ في أذهانِ الجماهيرِ الخاصةِ والعامّةِ.
ثانيا ً - التخصصُ والتميزُ :
التخصصُ
منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ.
الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ
في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ.
علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ
يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ.
تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ
ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.
ثالثا ً - مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :
تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً
يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.
إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ
إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.
إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ
إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.
تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ
يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.
رابعا ً - التعاملُ مَعَ الآخرِين :
استخدامُ الهاتفِ
لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي 10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ.
مقابلةُ الزّائرينَ
منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.
كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ
قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.
الإلمامُ بالأساليبِ الفنيَّةِ
إنَّ الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة يجبُ أن يكونوا موضعَ ترحابٍ واهتمامٍ، ويجبُ العملُ على راحتِهِم عندما تحتمُ الظروفُ أن ينتظروا بعضَ الوقتِ لأيِّ سببٍ منَ الأسبابِ حتى تحينَ المقابلةُ، ومن أكثر واجباتِ الأمينِ أهميةً أن يلمَّ بالأساليبِ الفنيَّةِ وفقًا لقواعدِ اللياقةِ فيما يتعلقُ بالتعاملِ مع الزائرينَ، بل إن إتقانَها من مقوماتِ نجاحِهِ في عملِهِ، وجدارتِهِ بمستقبلٍ واعدٍ في مجالِ عملِهِ.
خامسا ً - التعاملُ مَعَ الملفاتِ والسجّلاتِ:
الحفظُ والبحثُ فِي المحفوظاتِ
إنَّ الهدفَ منَ المحفوظاتِ أو أوراقِ العملِ والسجلاتِ هو تأمينُ العثورِ عليها بسهولةٍ وفي الوقتِ المناسبِ، ومنَ المعتادِ أن يطلبَ الرؤساءُ الأوراقَ والسجلاتِ فورًا مراتٍ عديدة يوميًّا؛ لذلك يجبُ أن يكونَ الأمينُ قادرًا على تحديدِ مكانِ تلك الأوراقِ المطلوبةِ وتقديمِها لهم دونَ تأخيرٍ. وحتى يقومُ الأمينُ بهذه المهمةِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، منَ الضروريّ أن يلمَّ بإدارةِ السجلاتِ، وقواعدِ المحفوظاتِ (من نظمِ الحفظِ - وكيفيةِ معالجةِ الأنواعِ المختلفةِ منَ السجلاتِ على أفضل وجهٍ)، ويتوقعُ منه أيضًا أنَّ يعرفَ كيفَ يقتفِي آثارَ السجلاتِ التي تخرجُ منَ المحفوظاتِ، وتحديدِ مكانِها، والمدَى الزمنيّ لبقاءِ الأوراقِ والسجلاتِ في الحفظِ النشطِ، ومتى ترحلُ للأرشيفِ، أو التخلص منها لعدمِ الحاجةِ إليها.
النسخُ والتصويرُ
من المعتادِ في العملِ المكتبيِّ تحريرُ المستندِ من أكثر من صورةٍ، وتستخرجُ الصورُ الإضافيةُ بالكربونِ أو آلاتِ النسخِ المستخدمةِ، وعادةً ما يُختارُ من معداتِ النسخِ ما يناسبُ عددَ الصورِ اللازمةِ، ويتمُّ تصويرُ النماذجِ والرسومِ والمستنداتِ الهامّةِ باستخدامِ آلاتِ التصويرِ، والسكرتيرُ الكفؤ المؤهلُ لعملِهِ جيدًا ينبغي أن يكونَ قادرًا على استخدامِ آلاتِ التصويرِ والنسخِ بكلِّ إمكاناتِها؛ حتى يستطيعَ أن يلبي احتياجاتِ العمل بكفاءةٍ وفاعليةٍ.
تشغيلُ البياناتِ
منَ المفيدِ أن يلمَّ الأمينُ بالنظمِ الحديثةِ لتشغيلِ البياناتِ؛ وذلك للتوسعِ المتزايدِ في استخدامِ النظمِ الآليةِ لتشغيلِ البياناتِ في إنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ؛ وبذلك يستطيعُ التعاونُ مع الأخصائيينَ في تشغيلِ البياناتِ على أساسٍ منَ المعرفةِ والإدراكش.
حفظُ السجلاتِ الماليةِ
يقومُ السكرتيرُ عادةً بمزاولةِ بعضِ المهامِّ الماليةِ والمحاسبيةِ، إذ يكونُ في عهدتِهِ صندوقُ المصروفاتِ النثريةِ لمواجهةِ الإنفاقِ العاجلِ والبسيطِ، كما يكونُ عليه متابعة السجلاتِ الماليةِ الشخصيةِ للمديرِ مثل دفتر الشيكاتِ، وحساباته لدى البنوكِ. ويقومُ السكرتيرُ بالمعاونةِ في تجميعِ وإعدادِ البياناتِ والمستنداتِ التي يستندُ إليها في ملءِ الإقرارِ الضريبـيِّ للدخلِ.
سادسا ً - التخطيطُ اليومِيُّ :
تخطيطُ العملِ اليوميِّ
إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.
استخدامُ المفكرةِ
من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت».
ترتيباتُ السفرِ
يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها.
التدريبُ والمرانُ
على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.
والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).
والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.
والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.
الفصل الثاني : السكرتير ، واجباته وحقوقه
ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي :
1- الحاجات الذاتية للسكرتير
2- القدرات الخاصة بالسكرتير
3- احتياجات العمل
4- مجالات السكرتارية
اولا : الحاجات الذاتية للسكرتير
الحاجاتُ الماديةُ
تأتي في قاعدةِ منظومةِ الحاجاتِ الذاتيةِ للسكرتيرِ، وتتمثلُ هذه الحاجاتُ في الجوعِ والعطشِ، فإذا لم يشبعِ السكرتيرُ حاجتَهُ من الطعامِ والشرابِ فكيفَ يمكنُ أن يفكرَ في إتمامِ الطباعةِ على الآلةِ مثلاً أو التعامل مع عملاءِ المؤسسةِ، أيْ أنَّ هناك علاقةً بين إشباعِ حاجاتِهِ الذاتيةِ وحاجاتِ الأعمالِ (أو إتمامِ العملِ بالكيفيةِ المطلوبةِ).
الحاجةُ إلى الشعورِ بالأمانِ
وتأتي في المرتبةِ الثانيةِ، فالشعورُ بالأمانِ مطلبُ كلِّ فردٍ سواء في مجتمعِهِ أو في مجالِ عملِهِ، فالمجتمعُ من خلال أجهزتِهِ الحكوميةِ يقومُ بتوفيرِ الأمانِ للأشخاصِ، كذلك فإن الشركاتِ تعملُ على أن يشعرَ الفردُ بالأمانِ في عملِهِ من خلال نظمِ الإحالةِ إلى المعاشِ أو نظمِ الإجازاتِ أو الحوافزِ المعمولِ بها في المؤسسةِ أو الشركةِ كذلك نظمِ التعيينِ والترقي. أضفْ إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخلهِ أن يشعرَ بالأمانِ في تعاملهِ مع الأفرادِ الآخرِينَ بالمؤسسةِ.
الحاجاتُ الاجتماعيةُ
تتمثلُ الحاجاتُ الاجتماعيةُ في شعورِنا كأفرادٍ بأنّنا مقبولون من الآخرِين وأن الآخرين ينظرُون إلينا بالقدرِ نفسِهِ الذي ننظرُ لهم به ويشعرُوننا بأهميتِنا، أمّا في مجالِ الأعمالِ فإن الشركات قد أظهرتِ اهتمامَها بهذه الناحيةِ تجاهَ الأفرادِ الذين يعملُون بها من خلال التسهيلاتِ والمزايا التي تمنحُها لهم أو فتراتِ الراحةِ التي تخصصُها خلالَ يومِ العملِ أو الأسلوبِ الذي تتبعه في تنظيمِ العملِ المكتبي؛ مما يساعدُ على خلقِ جوٍّ من الألفةِ والانسجامِ بين أفرادِ المكتبِ.
الحاجةُ إلى الشعورِ بالتقديرِ
وتتمثلُ في التقديرِ الذي يحصلُ عليه الفردُ من الآخرين عندَ التعبيرِ عن آرائِهِ أو عند تقديمِ مقترحاتٍ حولَ موضوعٍ مُعينٍ، أيِ الاهتمام الذي يوليه الأفرادُ بعضهم بعضًا، أما بالنسبةِ للأعمالِ فقد أدركتِ الشركاتُ أهميةَ هذا العنصرِ بالنسبةِ للأفرادِ فنجدُ المكاتبَ تتصدرُها أسماءُ ووظائفُ أصحابِها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ خاصّةٍ للمديرينَ ورؤساء الأقسامِ وما شابهَ ذلك من أمورٍ.
الحاجةُ إلى تحقيقِ الذاتِ
وتأتي في المستوى الأعلى من الحاجاتِ؛ حيثُ تتمثلُ في كفاحِ الأفرادِ من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيعِ مداركِهِم والعملِ على مواكبةِ التكنولوجيا الحديثةِ. وهذا العنصرُ يختلفُ من فردٍ لآخرَ حسبَ الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.
ثانيا - القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :
القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ
السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.
القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ
كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.
القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ
إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ - خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها - سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.
القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ
ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.
القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ
الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.
القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ
ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.
ثالثا - احتياجاتُ العملِ :
متطلباتُ الأعمالِ
إنَّ وظيفةَ السكرتيرِ تختلفُ في طبيعتِها عنِ الوظائفِ التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسةِ من حيثُ إنها وظيفةٌ غيرُ نمطيةٍ، مهاريةٌ لا يمكنُ أن يؤديها الفردُ العادي، فهي تحتاجُ إلى العنصرِ البشريِّ الماهرِ والذكي والمدربِ المحبِّ لمجالِ العملِ في السكرتاريةِ المتفهمِ للدورِ الحقيقي الذي يقومُ به من أجلِ تسييرِ ونجاحِ أعمالِ المؤسسةِ. وكما أنَّ للسكرتيرِ كيانهُ الخاصّ واحتياجاته الذي يعملُ على إشباعِها، فإن للمؤسسةِ التي يعملُ بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيقهَا، وتتمثلُ هذه الاحتياجاتُ في:
1- إنتاجِ منتجٍ معينٍ أو تقديمِ خدمةٍ.
2- الحصولِ على ربحٍ منَ المنتجِ أو الخدمةِ.
3- النموِّ والتوسعِ والازدهارِ.
التوفيقُ بينَ المتطلباتِ
إنَّ الأفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسةِ يجبُ أن يدركُوا احتياجاتِ المؤسسةِ وكيفية تحقيقِها حتى يتسنى للمؤسسةِ أن تكافئَ هؤلاءِ الأفراد بالطريقةِ التي تتبعُها حتى يمكنَ للأفرادِ أن يشبعوا احتياجاتهم، أيْ في جميعِ الأحوالِ التوفيق بينَ احتياجاتِ المؤسساتِ والاحتياجاتِ الذاتيةِ للأفرادِ العاملينَ بها. أما إذا لم تستطعِ المؤسساتُ إرضاءَ موظفيها عن طريقِ إعطاءِ مرتبٍ مناسبٍ أو بدلاتٍ أو تسهيلاتٍ أخرى أو توفيرِ ظروفِ عملٍ مناسبةٍ، فلن يستطيعَ الأفرادُ من جانبِهِم إشباعَ حاجاتِهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذلُوا من أنفسِهم في عملِهم، ولن تحصلَ المؤسسةُ على المجهودِ المتوقعِ منهم، وهنا يحدثُ الاختلافُ بين احتياجاتِ المؤسسةِ واحتياجاتِ الأفرادِ.
خصائصُ السكرتاريةِ والدورُ الفعّالُ فِي أداءِ الأعمالِ
حتى زمنٍ قريبٍ كانَ المجتمعُ ينظرُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ نظرةً خاطئةً، لكن في دنيا الأعمالِ اليومِ ومع التطورِ المتزايدِ والحاجةِ إلى الاعتمادِ على أفرادٍ أكفاء لإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ، تطورتِ النظرةُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ وتبدلتِ بحيثُ أصبحَ لا غنى عنِ السكرتيرِ في أيِّ مكتب اليوم، وكذلكَ لإيمانِ المؤسساتِ والمديرين بالدورِ الفعّالِ والحيويّ الذي يمكنُ أن يقومَ بهِ السكرتيرُ في إنجازِ الأعمالِ بالمؤسسةِ بالإضافةِ إلى قدرةِ السكرتيرِ نفسِهِ على إقناعِ مَن حوله (من مديرين، ورؤساء، وعناصرَ خارجيةٍ)، بأهميةِ الدورِ الذي يقومُ به بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُ بها من خلال الدرايةِ والمعرفةِ والمهاراتِ التي يمتلكها وكذلك حسن الأداءِ والتصرفِ والإقناعِ والشخصية المتميزة.
رابعا - مجالاتُ السكرتاريةِ :
السكرتاريةُ العامّةُ
في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ.
السكرتاريةُ الخاصّةُ
وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تحتلفُ في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ.
السكرتاريةُ الشخصيَّةُ
هذا النوعُ من العملِ يقومُ به سكرتيرٌ لديه القدرة على العملِ عن قربٍ مع أحدِ رجالِ الأعمالِ أو أحدِ الأشخاصِ ذي الثقلِ المهنيِّ، حيثُ يقومُ بمساعدتِهِم في تسييرِ أمورِهم وتصريفِ شئونِهِم الشخصيةِ وأمورِ العملِ على حدٍّ سواء، ويتطلبُ هذا العملُ من السكرتيرِ أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدولِ الشخصِ الذي يعملُ معه كما أنه قد يتطلبُ منه العمل في أوقاتٍ مختلفةٍ ليست لها صفة الانتظامِ، وكذلك قد يطلبُ منه بمفردِهِ في مهامٍّ خاصةٍ لإنجازِ العملِ.
السكرتاريةُ المتخصصةُ
هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.


كيف تقوم بكتابة السيرة الذاتية

ازاى تكتب السيرة الذاتية والكافر ليتر 



يكتب الاســـــــــم 
يكتب العنوان

رقم تليفون البيت والموبايل

الايميل
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
Career Objective:                         
Pursuing a challenging career in ……………. that utilize and enhance my educational background, as well as my skills.
     او الصيغة الاتية:
A challenging career opportunity in the field of (                  ) that utilize my previous work experience, academic background and my skills.
 يذكراسم المجال التى تنتمى اليه الوظيفة المقدم اليها مكان الفراغ
    ( كمثال: مجال الحسابات اذا كانت الوظيفة محاسب ومجال الادارة اذا كانت الوظيفة ادارية ومجال التدريس اذا كانت الوظيفة مدرس وهكذا............ ) ولا يمكن ذكر اكثر من مجال عمل داخل C.V ويمكن ذكر مجالين فى حالة ان يكونوا مرتبطين ببعض .

   - اما فى حالة التقدم لعمل وغير موضح الوظيفة المتاحة يمكن كتابة الصيغة الاتية وتعنى التقدم لوظيفة مناسبة وهذا مناسب عند التقدم لشركات التوظيف او على النت او ملتقى التوظيف
Seeking a suitable position that utilizes my computer, language skills, fulfills my personal ambition and enhances my knowledge.

 اما فى حالة التقدم للحصول على فرصة للتدريب وليس وظيفة يكون العنوان (Objective) فقط وتكون الصيغة هى :
A challenging internship opportunity in the field of (                  ) that utilize academic background and my skills


Educational Background: 
تكتب سنة التخرج والكلية والجامعة والتقدير ( يذكر التقدير فى حالة ان يكون اعلى من مقبول بمعنى اى نقطة ضعف لا اكتبها وفى حالة الجيد المرتفع يذكر التقدير جيد ثم بجانبه النسبة % )  ومثال لذلك ما يلى :                    
May 2008   B.A. In Arts, Ain Shams University - Major: Psychology
 - Grade: Good (73%)                    
(B.A)  (Bachelor in Arts)يكتبها حملة الليسانس من الكليات النظرية  
(B.S)  (Bachelor of Science)                 يكتبها حملة البكالوريوس من الكليات العملية

      على سبيل المثال :  بالنسبة للطلبة
       Third year, Faculty of Commerce, Ain Shams University, Sep 2008: Now
       Major: Accounting, Grade:
يكتب تقدير اخرسنة واذاكان تقدير الطالب يرتفع سنة عن سنة مثل جيد ثم جيد جدا فيكتب تسلسل التقدير لكل سنة. 
        
        Extra Courses: 
      تذكر الكورسات التى اخذت والمكان والتاريخ ( واذا كان هناك اكثر من كورس ترتب من الاحدث الى الاقدم )
1-        Dec. 2008: Jan. 2009        Computer course, Ain Shams University
       يذكرهنا محتويات الكورس ومثال لذلك ما يلى :
        Course included:
-      Introduction
-      Word
-      Excel

2-         July: Sep. 2008                 Customer Service course from AMIDEAST
________________________________________________________________________
Work Experience:
       تكتب الوظيفة واسم الشركة وتاريخ الالتحاق بها وتاريخ تركها كما يلى :
     July 2008: March 2009       Accountant, El Nasr Company for Tourism

     واذا كانت الوظيفة مازلت تعمل بها يذكر تاريخ العمل بهاNow:  ومثال على ذلك ما يلى :   March 2009: Now  

      Job tasks: مهام الوظيفة وكمثال لذلك ما يلى:                
  • § Data Entry.
  • § Receive E-mails.
  • § Handle with telephone calls.
  • § Print clients financial statements
_____________________________________________________________________
Internship Experience: يذكرهنا التدريب الذى سبق اخذه اثناء الدراسة الجامعية ويرتب من الاحدث      
                  الى الاقدم ومثال ذلك ما يلى:                                                                                      
  • 2008   Training in preparatory school.
  • 2007   Training in El Nasr Company.
_____________________________________________________________________
Professional Membership:
Member in the ------------- syndicate                      عضو فى نقابة............ 
_____________________________________________________________________
Extracurricular Activitiesالانشطة:                                                                 
يذكرهنا متطوع فى ( اسم الجمعية الخيرية اوالعلمية او التنموية ) او اى نشاط اخر مثل نشاط رياضى
 ويشترط ان يكون نشاط له قيمة ومثال لذلك :
  • Volunteer in Resala Association. 
  • Member in Maaan Team for Human Resources Investment.
  • Member in Mobarak Library.
  • Member in El-Sawy Culture Wheel
_______________________________________________________________________________________________________           
 Skills:المهارات :                                                                                                
      Computer Skills: مهارات الحاسب: (يذكرالمستوى فى الحاسب الالي) ومثال لذلك ما يلى:          

  •   Very good user of Windows, Word, PowerPoint, Excel 2003.
  •   Good user of Access, Outlook
    • Good surfing skills on the Internet لدى القدرة فى التعامل مع النت        

Language Skills: مهارات اللغة: (يذكر المستوى فى اللغة)         
      Good commend of English both written and spoken.
_________________________________________________________________________
Interests: يذكرهنا الاهتمامات التى تكون لها علاقة بالوظيفة المقدم لها ومثال على ذلك مايلى:       
                     ( يمكن هذه الجزئية استبعادها من السيرة الذاتية وذلك حسب الرغبة الشخصية)                             
  • Reading
  • Traveling
  • surfing on the Internet
  • Practicing Sport.
_______________________________________________________________
Personal Information:
   Date of Birth      :  21st July 1980.تاريـــــــــخ الميــــــــــلاد                                  

Marital Status  : Married او Single       الحالة الاجتماعية (اعزب او متزوج)                       

Gender               :    Maleاو Female       يذكر النوع (اذا كان الاسم لايظهرذلك)                     
 Nationality       :  Egyptian.   تذكر الجنسيـــــــــــــــــــــــة                                                    

Military Status   : )  Postponed - مؤجل  Exemptedمعفى  - Finished او completed انهى  )
          الحالة العسكـــــــــــــــرية                                                                                         

References Furnished upon request
تعنى هذه الجملة ان لدى الاوراق (الشهادات ) وبالطبع شهادات الحضور فى اى كورس ليس لها قيمة ولكن المهم شهادات الامتحانات التى تثبت ذلك وهناك ايضا مراجع بشرية ( تليفون مديرى – استاذى )
_______________________________________________________________________
ملاحظات هامة عند اعداد ال C.V

1-  لايكتب فى اعلى الصفحة كلمة C.V ولا يحتوي على اطار للصفحة ولايذكر به اسم الجهة المقدم اليها.
2-  عند كتابة العنوان يكون الفصل بين الشارع والمحافظة والدولة بالفاصلة اوالشرطة.
3-  يجب ان لا يحتوي على صورة شخصية الا اذا طلب ذلك وتكون على يمين الصفحة اذا كان C.V باللغة الانجليزية وتكون صورة رسمية .
4-  يجب ان يكون الايميل رسمى بمعنى ان يحتوى على اسم صاحبه بالأضافة الى ارقام وليس اى اسماء مستعارة اخرى.
5-    يفصل C.V للمكان المقدم اليه بمعنى اذا كان هذا العمل يهتم بالجزء الاكاديمى فسوف اهتم بابرازه اكثر داخل السيرة الذاتية .
6-  الاعمال المستقبلية (كورس سوف التحق به بعد شهر او عام ) لا يذكر الا اذا بدأت فيه بالفعل
7-  لايكتب المهارات الشخصية مثل : مهارة القيادة او التواصل لان هذا سيظهر فى  Interview
8-  مدرسة الثانوى ان كانت مدرسة متميزة تذكر فى C.V   
9-     يجب ان يكتب باللون الاسود ولايستخدم اى الوان اخري و يكتب بالخط الرسمى وهو (  Times New Roman).
10-  يجب ان يكون صفحة واحدة او صفحين على الاكثر ويطبع على ورق ابيض
11-  يجب ان تبدأ العناوين بحرف (  Capital ) وباقى العناوين بحروف عادية.
12-   اكبرحجم خط يستخدم فى C.V  هو من 20: 24 ويكون بالنسبة للاسم و يجب الا يزيد حجم خط
     العناوين عن 16 وحجم خط ما تحت العناوين عن 14.
13-  ترتب الكورسات وخبرة العمل من الاحدث الى الاقدم .
14-  يجب عدم استخدام صيغة ((I am  فى اى مكان فى C.V واستخدام افعال ماضية ذات حركة مثل :  (ساهمت – شاركت – بحثت - تعاملت مع  ........... )
15-  يمكن استحداث عنوان اخر داخل  C.V ولكن يكون ذات اهمية مثاال على ذلك :Self Study)  ) ومثلا يذكر تحت هذا العنوانCMA)   (ويعنى ذلك مذاكرة شهادة المحاسب الادارى عن طريق التعلم الذاتى اويذكر اى شهادة اخرى اوعنوان خاص بالتقديرات والجوائز) (Honors and Awards)  التى تم الحصول عليها
16-  بعض الاماكن تطلب السيرة الذاتية باللغة العربية وخصوصا المصالح والهيئات الحكومية ولذلك يمكن عمل C.V بنفس هذه الطريقة ولكن باللغة العربية .
17-  ضرورى ذكر تواريخ كل حدث بمعنى (لا يكتب  Paragraphفى C.V ولكن فى شكل نقاط وتواريخ )
18-  عند ارسال C.V  للشركات عن طريق E-mail يكتب فى الايميل خطاب رسمى يسمى  Cover Letter ويحتوى هذا الخطاب على سبب ارسال E-mail  ثم موجز تعريفى بالشخص المرسل ( نبذة عن
 مؤهلاته ) كما يتم الاشارة الى الرغبة فى حضور مقابلة شخصية  interview  لمناقشة هذه المؤهلات بشكل افضل كما يذكر ارقام التليفونات المتاحة والتى يمكن الاتصال عليها ولكن مع ملاحظة انه اذا كان الشخص يعمل يجب عليه تحديد فترة  زمنية معينة مثلا (من الساعة 6 مساءا :10 مساءا) لأن عدم ذكروقت معين يعطى هذا انطباع سئ للشخص المقابل بأنه شخص لايهتم بعمله ولايعطيه وقته لذلك فهو متاح طوال اليوم ولكن اذا كان لا يعمل لا يحدد فترة زمنية  بينما يرفق C.V  Attachment  ويكون على هيئةfile word  .

وفيما يلى نموذج لخطاب Cover Letter وهناك نماذج اخرى يمكن الحصول عليها من الانترنت :
Dear sir or madam :( اما اذا كان الشخص المرسل اليه معروف يتم تحديد لقب واحد فقط)    
I am sending this E-mail to apply a suitable position in your company. او
I am sending this E- mail to apply a position in the field of Accounting or Administration.
I believe that my qualifications match your needs. As a matter of fact, I have got the needed requirements for your job. For my education, I am (a graduate of the Faculty of Arts, Department of Arabic in 2008 from Ain Shams University).
ويستبدل مابين الاقواس ببيانات التخرج (اسم الكلية والتخصص وسنة التخرج والجامعة)                      
 I have enhanced my skills by taking training courses in personal, business, computer and language skills. About my language skills I have good command with English.
I am a Proficient user of MS Office 2003 and Good surfing skills on the Internet.
I have enclosed my resume to clarify my skills.  I would like to stress my desire to work for your company. I would appreciate the chance for a personal interview in order to discuss my personal profile in a better way.
Please contact me on Tel: (02) 4004004 – Cell: (010) 11111111
Thanks for your consideration
                                                                                                                 Yours                                                                                                                   Hhh Mmm
==================================
  • cover letter>>>>

وربنا يكرم الاستاذة ايما مكي
السلام عليكم ورحمه الله وبركاته 
طبعا انا بقالى كتيرقايله انى هانشر عن ال
cover letter
والنهارده ان شاء الله هاحاول اتكلم عن ازاى نعمله وكمان انه يكون كويس علشان ده اللى بيتم الاطلاع عليه قبل السى فى يعنى لو هو كويس بتخلى الاتش ار بكمل ويوصل للسى فى ولو لأ بيبقى للأسف البدايه والنهايه بس ان شاء الله النهايه سعيده بالحص...ول على الوظيفه .
نيجى للمهم الكوفر لتر ده  
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
يراعى فى الخطاب التمهدى او الكوفر لتر انه 

1- ان يكون موجه لاشخاص محددين يعنى  ياريت تكون عارف اسم متلقى السيفيهات  ولو مش عارفه هانكتب 
 تتصل بالتليفون وتسأل او توجهوا لمدير اداره الموارد البشريه او تكتب  
dear mr/ miss 
او شئ اخر هاتلقوه تحت 
2- ان يكون قصير نسبيا ولا يتعدى صفحه واحده 
3-لا يزيد عن ثلاثه او اربع فقرات 
4-  ان يكتب بحجم خط السيره الذاتيه ولو هايتم تسليمه باليد يكون مطبوع على نفس نوع ورقه السى فى 
5- وهذه النقطه الاهم ان يكون خالى من الاخطاء الاملائيه والنحويه  ولو انت مش اوى فى الانجليزى خلى حد قوى يراجعهولك لأنه بيظهر مستوى الانجليزى وطبعا دى اول حاجه بتتحط فى الحسبان اثناء قراءئته
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
الخطاب التمهدى بيكون من  ثلاث اجزاء 
1- المقدمه 
2- قلب الموضوع 
3- الختام 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
وانا هنقلكم من كتاب عندى التفاصيل دى لأنها سهله وهتفهموها بسهوله ولو احتجتوا حاجه للمناقشه تقدروا تسألوا فى اى وقت 
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
@@@@@@@@
Writing the Perfect Cover Letter
What is a Cover Letter?
§  A supplement to the resume that includes more detailed information about yourself
§ It highlights key points in your resume
§ Expresses your interest in a position
§Shows off your qualifications to a prospective employer
----------
----------
A Few Things to Keep in Mind
§Do not over use “I” Instead, place the focus on the employer and use the word “you” 
§Avoid writing more than one page; since you are probably competing with other applicants, employers just don’t have the time to read two pages
§The point of the cover letter is to flesh out your resume’s selling points not to repeat the same things that appear in your resume 
----------------------
----------------------
Beginning The Letter
§You should address the letter to a specific person at the company you’re applying to. You can usually find a name in the company’s publications or you can inquire by telephone 
§If you are addressing the letter to a specific person, start out with the formal salutation: Dear Mr. Pierce. If you don’t know the name use: Dear Hiring Manager
§ Refrain from using the old standby’s: To whom it may concern or Dear Sir or Madam
__________________
__________________
§ The opening paragraph should accomplish a couple of goals:
1. It should grab the reader’s attention
2. Discuss the position you are applying for
3. List your references or how you heard about the job
4. Highlight the main points you will focus on in the
letter
__________________
__________________
Opening Paragraph Example

Dear Mr. Pierce:

As the enclosed resume attests, the customer support position advertised in the Sacramento Bee is a perfect fit with my qualifications. My experience working as a Help Desk Student Assistant in the Division of Information Technology at San Francisco State University and my vast experience in the audio field has prepared me for the technological and user support this job requires, making me an ideal candidate for this position.

_____________________________
_____________________________
Body Paragraph(s)

§The body paragraph should accomplish a couple of
goals:
1. Refer employees to certain points in your resume
2. Emphasize your strongest qualifications or top selling points
3. Show how these qualifications will benefit the company you’re applying for
4. You may provide examples of your achievements
that have benefited previous companies
5. Be specific in your descriptions 
____________________
____________________
Body Paragraph Example
As my resume highlights, I have offered high-responsibility computer and software support for faculty, staff and students.  This experience, along with constant home use of computers, has given me a thorough background of many different forms of software and operating systems including the Windows and Apple families, Microsoft Office, and Dreamweaver.  I have also become very comfortable performing hardware and software upgrades on Windows and Mac machines and working with various types of networks including wireless and LAN.  In addition, I master new skills quickly and complete tasks efficiently.  
_____________________________
_____________________________
Closing Paragraph
§ Your closing paragraph should accomplish a couple of goals
1. Ask for an interview
2. Set up a possible time and date
3. Try using an active ending; in other words, rather than asking them to contact you, tell them you will contact them in a few days
4. Be genuine and thank them for their time
________________________
________________________
Closing Paragraph Example
Please take the time to look over my resume, and feel free to contact my references.  I would love to further discuss this position in person.  I will follow up with you in a few days to answer anypreliminary questions you might have. In the meantime, please do not hesitate to contact me at 916-424-4444. 

Thank you for your time and consideration.
__________________
__________________
Double and Triple Check Before Sending
§ Check for spelling errors and typos--professionalism is a must
§ Don’t go over a page
§Always customize your cover letter.  Don’t forget to change your contact information
§ Maintain a friendly and professional tone throughout the letter
§Be sure to send both resume and cover letter to the prospective employer
__________________________
__________________________ 
ده الكلام اللى عاوزه اقوله فطبعا نقلت بدل ما اكتب  بس فى حاجه بقى عايزه اقولها كمان ان الخطاب التمهيدى اوعوا تفتكروا انه له شكل معين فهو يختلف  دائما وليس له صيغه معينه ايضا ولكن له قواعد محدده لابد من توافرها 
وكمان  
عند ارسال ال c.v  على البريد الالكترونى  E-mail او حتى على البريد العا دى  يجب ان يرفق به خطاب رسمى   cover letter موجه للجهة المرسل اليها  ويوضع فى نص الايميل هذا الخطاب بينما يرفق  C.V كا attachment  ويكون على هيئةfile word     ويحتوى هذا الخطاب على سبب ارسال الخطاب  ثم موجز تعريفى بالشخص المرسل (نبذة عن مؤهلاته )
    ثم الاشارة الى انه يرجى النظر الى c.v لمعرفة باقى المؤهلات كما يتم الاشارة الى الرغبة فى     حضورمقابلة شخصية 
  interview 
لمناقشة هذه المؤهلات بشكل افضل كما يذكر ارقام التليفونات
    المتاحة والتى يمكن الاتصال عليها ولكن مع ملاحظة انه اذا كان الشخص يعمل يجب عليه تحديد فترة      زمنية معينة مثلا (من الساعة 6 مساءا :10 مساءا) لأن عدم ذكروقت معين يعطى هذا انطباع سئ         للشخص المقابل بأنه شخص لايهتم بعمله ولايعطيه وقته لذلك فهو متاح طوال اليوم. ولكن اذا كان لا        
يعمل لايحدد فترة زمنية
وفى ملاحطه انكم فى المقدمه تقدروا تقولو انكم مقدمين بناءا عن ايه اعلان شوفتوه او انكم عايزين تقدموا من غير اعلان بس اتم تريدوا الانضمام للشركه  فى الوظيفه دى لأنكم طبعا اكيد عرفتوا انكم هاتكونوا محددين الوظيفه ايه بلظبط 
ولازم تحاولوا تعملوه جذاب على قدر المستطاع لأنه مش بياخد دقيقه فى ايد اللى بيقراه والثوانى دى هى اللى بتحدد 
 ____________________________
_____________________________
وفيما يلى نموذج لخطاب  cover letter :

Dear sir or madam :( اما اذا كان الشخص المرسل اليه معروف يتم تحديد لقب واحد فقط)    
  I am sending this e-mail to apply a suitable position in your company.
I believe that my qualifications match your needs. As a matter of fact, I have got the needed requirements for your job. For my education, I am (a graduate of the Faculty of Arts, Department of Arabic in 2008 from Ain Shams University).ويستبدل مابين الاقواس ببيانات التخرج (اسم الكلية والتخصص                 
وسنة التخرج والجامعة)     
  I have enhanced my skills by taking training courses in personal, business, computer and language skills. About my language skills I have good command with English.
I am a Proficient user of MS Office 2003 and Good surfing skills on the Internet.
As for my personal qualities. I am good in communication and presentation skills. (او اى مهارة اخرى) .
I have enclosed my resume to clarify my skills.  I would like to stress my desire to work for your company. I would appreciate the chance for a personal interview in order to discuss my personal profile in a better way.
Please contact me on Tel :( 02) 4004004 – Cell :( 010) 11111111

          Thanks for your consideration. 
          Yours
        Ahmed Ali                           
__________________________
__________________________

ودى لينكات لمن يرغب فى الاطلاع اكثر عالموضوع 

Cover letter template

Cover letter examples

Cover letter format

Cover letter samples

Cover letters

Cover letters filetype:pdf

Cover letter examples filetype:pdf

Cover letter format filetype:pdf

Cover letter template filetype:pdf

Cover letter samples filetype:pdf

Cover letters filetype:doc


Cover letter examples filetype:doc

Cover letter format filetype:doc

Cover letter samples filetype:doc